Améliorer votre productivité en maitrisant vos emails

La consultation trop fréquente des courriers électroniques dans un milieu professionnel peut s’avérer désastreuse pour la productivité. En effet, cette consultation entraine une perte de concentration par rapport à la tâche que vous êtes en train d’accomplir et elle nécessite ensuite un certain temps pour retrouver le fil de votre pensée, lorsqu’elle ne vous détourne pas carrément de votre tâche initiale pour en effectuer une autre jusqu’alors non prévue dans votre journée de travail.

Il faut donc envisager la mise en place de mesures pour limiter les interruptions de travail liées à la consultation des courriers électroniques et pour garder ainsi concentration et productivité.

Il peut notamment sembler opportun de prévoir des périodes dans la journée qui sont dédiées spécifiquement à la consultation des emails. En dehors de ces périodes les courriers électroniques ne devront pas, en principe, être consultés. Deux périodes dans la journée devraient suffire. Elles peuvent par exemple être situées en début de matinée et en début d’après midi, lors de la prise de poste. Elles permettent de faire le point sur les emails reçus et de modifier votre liste des tâches de la journée si cela s’avère nécessaire.

Afin de pouvoir réellement vous conformer à cette solution, il est adéquat de supprimer les notifications automatiques prévues par certains logiciels de messagerie électronique lors de l’arrivée d’emails. Procéder autrement vous inviterais à consulter systématiquement votre messagerie dès qu’un nouveau message est dans votre boite email, au détriment de votre concentration et de votre productivité.

Enfin, il est nécessaire d’habituer vos interlocuteurs à ne pas traiter l’urgence uniquement avec des emails. Il est devenu presque un usage dans certaines entreprises d’adresser un email en attendant une réponse dans les 5 minutes et de s’étonner lorsque la réponse n’arrive pas, alors que le destinataire n’a pas en réalité à rester constamment les yeux rivés sur sa messagerie électronique. L’urgence doit être traitée de visu ou avec un appel téléphonique, quitte à ce qu’ensuite des éléments complémentaires parviennent par courrier électronique. Adopter une autre solution reviendrait, de nouveau, à vous contraindre à consulter de nombreuses fois par jour votre messagerie et à diminuer votre concentration, votre productivité et la qualité de votre travail.