En tant que TPE ou petite et moyenne entreprise, vous disposez d’une main-d’œuvre disponible pour l’ensemble de vos missions à accomplir. Or, tous vos employés doivent être aussi productifs que possible afin d’atteindre tous vos objectifs.
Instaurer une journée obligatoire sans réunion
Concernant les employés d’entreprises, il est facile d’accumuler des journées entières de réunions. Ce remplissage occupe une bonne partie de la journée de sorte que vous ne pouvez terminer votre travail. Aussi, il s’avère indispensable de créer une directive : une journée imposée sans réunion pour chaque équipe. Ainsi, tous vos employés disposeront d’au moins huit heures par semaine et se concentreront réellement sur le travail à effectuer.
Proposer un mobilier adapté
Pour faciliter la productivité des salariés, le mobilier doit être adapté à votre activité. Pour les équipes de ventes et le service administratif, le plateau où se situe les bureaux doit être bien préparer. Installer des cloisons mobiles pour que les commerciaux puissent travailler correctement par téléphone et installer des armoires de rangements qui permettront d’avoir des dossiers mieux organisés pour les équipes sont les conseils de bases que la société Actiflip (http://www.actiflip.com/fr/), expert en solutions d’aménagements pour espaces professionnels..
Terminer les réunions à l’heure prévue
Une heure consacrée à une réunion est un laps de temps suffisant. Assurez-vous de contacter uniquement les salariés concernés par la réunion. Etablir un ordre du jour et s’y tenir est une autre étape primordiale, et veillez à opter pour des rencontres courtes et ciblées sur un sujet précis. Interrogez-vous sur les étapes immédiates et consécutives à la réunion et sur les livrables attendus.
Recruter un personnel passionné
Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, vous constaterez qu’il est capital de recruter des gens passionnés. Porter un vif intérêt à son travail, c’est la garantie d’un bien-être productif traduit par un engagement réel au sein de l’entreprise. Tenir compte de la motivation des candidats lors du processus d’embauche, est fondamental. Si votre équipe n’est pas uniquement constituée de salariés passionnés, il vous appartiendra alors de valoriser le plaisir au travail : des 5 à 7 organisés pour votre team, du café gratuit, un cadre de travail convivial, …. Ces quelques exemples représentent un plus pour une équipe, les membres apprécieront davantage les heures travaillées et passées au sein de votre entreprise.
Consulter régulièrement ses bilans
Afin d’améliorer continuellement vos procédures et pour travailler de façon efficace, chaque équipe doit consulter fréquemment notes et conclusions provenant de projets précédents. Partagez ensemble les réussites et les échecs, et une mise en commun est nécessaire afin de mettre en application ces connaissances et nouvelles donnes. Ainsi, une liste de points à recommander et à éviter en sera déduite. A appliquer aux projets et missions à venir.
La méthode GTD, « S’organiser pour réussir » et des missions réduites plus nombreuses
La méthodologie de productivité reconnue « Getting Things Done » constitue une méthode de gestion des priorités quotidiennes, afin de savoir gérer sa productivité personnelle et son temps. Conçue par David Allen, elle est un atout indéniable en vue d’accompagner vos employés dans l’organisation de leur nouvelles missions et tâches quotidiennes. Les principes de la méthode GTD aident les travailleurs à prioriser ce qui doit être réalisé aujourd’hui, à reporter ce qui peut attendre au jour suivant tout en gardant une attention sur le travail en cours. Par ailleurs, les chercheurs de Harvard, Theresa Amabile et Steven Kramer, ont démontré que les travailleurs sont plus motivés par des missions courtes que par une réalisation plus importante. Chaque fois que vous démarrez un projet d’envergure, assurez-vous d’avoir divisé chaque tâche en « objectifs réduits ». Dans l’idéal, aucune tâche ne doit mobiliser plus d’une journée de travail afin d’être terminée.
Adopter des temps de repos réguliers
Un temps moyen de 15 minutes de repos quotidien est reconnu efficace contrairement à une troisième tasse de café ou autre friandise sucrée. Si vous possédez une pièce disponible, vous pourrez peut-être installer matelas et un chronomètre, ainsi votre personnel aura à sa disposition un endroit pour se retirer et se ressourcer. En effet, des chercheurs ont prouvé qu’un repos entre 5 et 15 minutes est défini comme très réparateur et redynamisant pour l’organisme.
La technologie : accès à la connaissance
Ne pas être en mesure d’accéder à des dossiers ou à des informations utiles au moment où vous en avez besoin, est un frein à la productivité. Afin de rompre avec les cloisonnements d’informations et mettre un terme à la chaîne des messages « Pouvez-vous m’envoyer la dernière version de ce document ? », il est vivement recommandé d’investir dans un logiciel de management au travail. Vous pourrez sélectionner des modèles comme Wrike, ou un logiciel de management de documents comme Google Drive ou Box. Une technologie améliorée aidera votre équipe à travailler plus rapidement, supprimant les obstacles entre les étapes.